POSの基礎知識
POSレジの導入を検討する際に、購入すべきなのか悩んだ方も多いのではないでしょうか？POSレジの購入にはメリットがある反面、デメリットも存在します。そのため、どのようなケースの場合に購入をするべきなのかをしっかりと理解し検討するようにしましょう。
そこで本記事では、POSレジ購入のメリット・デメリットと購入すべきケースについて解説していきます。
この記事でわかること
さまざまな特徴をもったPOSレジが販売されているため、自社に適したPOSレジを選定することが大切です。不適切なPOSレジを購入した場合、従業員が使いにくさを感じたり、不要なコストがかかったりする可能性があり、十分な効果を感じられない恐れがあります。
そこで、購入する前に自社に適したPOSレジを選定できるよう、情報を整理しておくことがおすすめです。そのために、POSレジを導入する目的を明確にしてください。多機能なPOSレジが増えていることで、不要な機能まで購入してしまう可能性があるためです。
目的を明確にするには、「解決したい課題」を洗い出しましょう。すでに解決したい課題が明確な場合には、その課題を解決してくれる機能をもったPOSレジを選定してください。
課題がわからない場合には、自店舗の環境や状況を整理することで、課題が見えてくる可能性があります。
例えば飲食店であれば、お店の2階席の有無や座席数、ホールスタッフの人数、提供する商品数や提供したいサービスなどを確認してください。2階席があったり、座席数が多かったりする場合には、現状のホールスタッフの負担の大きさや、顧客を待たせてしまう時間がないかなどを検討します。
ここに課題がある場合、顧客が自身でオーダーできるようタブレットPOSレジなどを導入することで、スタッフの負担や人件費を低減できるでしょう。
POSレジの選び方や料金形態については、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
近年多くの店舗で導入が進んでいるPOSレジですが、自店舗での導入のため購入を検討している方も多いのではないでしょうか？
購入をする際には、POSレジを購入するメリットとデメリットをしっかりと理解しておく必要があります。
店舗の売上は毎月安定しているわけではなく、なんらかの要因で変動することもあります。POSレジを購入することは、ランニングコストの削減につながる手段です。POSレジは、一度購入してしまえばその後の利用には特に費用が発生しないため、ランニングコストがかからないというメリットがあります。
POSレジの導入には購入の他、レンタルやリース契約という方法もありますが、レンタルやリースはレジ本体を借り入れることとなるため、月額費用が発生します。
長期的に使用する場合は、ランニングコストのかからない購入の方が長期的な目線で費用を抑えられるでしょう。
購入の場合は初期導入時のみ費用が発生しますが、レンタルやリースの場合は期間中は費用が発生し続けます。そのため、使用する期間が長ければ長いほどトータルコストが高くなります。
使用期間によっては、購入する方がトータルコストが安くなることを覚えておきましょう。
POSレジを購入する場合は、初期導入時に自店舗に必要な機能に合わせてカスタマイズし、POSレジシステムを自在に設定することができます。
一方でレンタルやリースの場合は、決められた機種や機能の中から選ぶ必要があるなど、カスタマイズの幅が決められていることがほとんどです。
その点、購入をする場合は、自店舗にあったモデルやシステムを選ぶことができるため、より効果的なPOSレジを導入できるようになるでしょう。
メリットがある反面、デメリットもあります。購入を検討している場合は、しっかりとデメリットも理解した上で購入することが重要です。
POSレジを購入する場合は、レンタルやリースに比べ初期費用が高くなります。本体代の費用に加え、カスタマイズする場合には追加した機能だけ費用がかさみます。
また、バーコードリーダーやレシートプリンタなど周辺機器を揃えると思った以上に初期費用が高くなることも。
月額費用が発生しない分、初期費用が高くなるということをしっかりと理解しておくことが重要です。
POSレジを購入した場合には固定資産税となるため、減価償却費の支払いが必要となります。減価償却費とは、固定資産の取得にかかった費用の全額をその年の費用とせず、耐用年数に応じて配分し、その期に相当する金額を費用に計上する時に使う勘定科目のことです。
このような減価償却費の管理が必要となり、管理の手間がかかるというというデメリットもあります。
POSシステムは日々進化しており、新しい技術が次々と開発されています。そのため、システムや一部の機能がアップデートされることも考えられるでしょう。
リースやレンタルの場合には、提供会社が常にアップデートしたものを提供している他、既に使っている場合でもアップデート対応を行ってくれます。しかし、POSレジを購入してしまうと、このようなアップデートができないというデメリットがあります。
ずっと古いシステムのまま使ってしまうと、かえって業務効率が悪くなってしまったり改善ができなかったりということにもなりかねないため、慎重に判断する必要があるでしょう。
では、どのようなケースでPOSレジの購入が適しているのでしょうか？自社の状況を踏まえた上で、POSレジの購入に適しているケースを理解しましょう。
POSレジと一口に言っても、さまざまな機能があります。キャッシュレス決済機能や他システムとの連携機能、顧客管理機能など、店舗によって必要な機能は異なるでしょう。
リースやレンタルの場合には、ある程度決められた機能の中かでしか選べないことが多く、カスタマズの自由度が低いため、複雑な機能に対応できないことがあります。
そのため、細かなカスタマイズや複雑な機能が必要となる場合は自由度の高い購入がおすすめです。自社の収集したいデータを、分析できるような最適な機能を搭載することで、より使いやすく活用しやすいPOSレジを導入できるようになるでしょう。
これから事業を始めるというタイミングでは、購入するという選択肢を検討してみても良いかもしれません。
リースの場合は使用するにあたって審査が必要となるため、信用が担保されづらい新規事業では、審査に通らない可能性があります。
レンタルの場合は審査がなく新規開業時にはおすすめですが、開業資金に余裕があればPOSレジを購入しても良いでしょう。特に必要な機能が多い場合には、自社に合わせてカスタマイズしたPOSレジを導入することも、開業後のスムーズな運営のための一つの手です。。
このように、細かなカスタマイズをして新規開業する場合にはPOSレジの購入がおすすめです。
前述しているように、POSレジには購入だけではなくレンタルやリースという選択肢もあります。レンタルやリースの特徴も踏まえた上でPOSレジの購入を検討すると良いでしょう。
レンタルの場合は、契約期間が短いことが多く解約も直ぐにできるため、手軽に導入できるというメリットがあります。そのため、POSレジをお試しで使ってみたい場合や短期間の導入の際にはおすすめです。
また、POSレジ導入までの期間が短いことや初期費用が安いのも特徴です。一方で、レンタル会社の用意するPOSレジとなるためメーカーやモデル、機能などの選択肢が限られるというデメリットもあります。
リースの場合は、リース会社がPOSレジを購入して企業に賃貸する取引となるため、5年〜7年の長期契約となる特徴があります。また、契約前に審査があったり、解約する場合には違約金が発生したりするなど、導入のハードルが高いというデメリットがあります。
しかし、自社の希望するメーカーやモデルを指定することができるなど、レンタルよりも自由度が高いため、2店舗目以降にPOSレジを導入する際にはおすすめです。
POSレジを導入する方法にはいくつかありますが、購入をする場合にはカスタマイズを自由にできる反面、デメリットもあることを事前に理解をしておくことが重要です。
初期コストを抑えるのであればレンタルかリースがおすすめですが、高度な機能や複雑な機能で自店舗オリジナルのPOSレジを導入したい場合には、購入がおすすめとなります。
まずは自社に必要な機能を整理し、どのような方法で導入するのかを検討してみると良いでしょう。
また、POSレジの導入にあたって、価格でお悩みの方は補助金を活用することがおすすめです。以下の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：POSレジ導入時は補助金を活用するべき！申請方法や注意点を解説
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